1. LISTA LAS PRINCIPALES NECESIDADES DE TU EVENTO

Comenzar con una lista de características necesarias para que su evento ocurra es un excelente punto de partida. Dependiendo del tipo de evento corporativo que desee promover, estas características pueden cambiar, pero manténgalas a la mano cuando negocies tu espacio para eventos corporativos:

• Establecer fechas posibles para el evento;
• Dibuja el tipo de espacio que necesitas;
• Enumere detalles sobre la infraestructura necesaria, como auditorio, cocina, estacionamiento, etc .;
• Establecer un presupuesto para el alquiler de espacio.

El consejo es pensar en el evento en la práctica y comenzar a enumerar los elementos que son indispensables para que todo suceda según lo planeado.

2. HAGA UNA LISTA DE INVITADOS POR ADELANTADO

Un espacio corporativo apropiado para eventos debe poder recibir el número total de invitados definidos para la ocasión de una manera cómoda.

Por esta razón, tener una lista previa de participantes es clave para definir la mejor ubicación. Si esto no se puede hacer, es necesario al menos estimar la audiencia presente para que no se sorprenda con el hacinamiento o use un espacio por encima de sus necesidades.

Este es un paso que debe estar bien definido y anticipado para que la elección del espacio se pueda realizar sin sorpresas de última hora.

3. CONSIDERA LOS DIFERENCIALES DEL LUGAR

Al definir un espacio para eventos corporativos, siempre tenga en cuenta los diferenciales ofrecidos por el lugar contratado.

Para eventos más pequeños, una buena opción es usar un Coworking, muy adecuado para aquellas compañías que están comenzando y que pueden promover la integración con otros emprendedores con un acceso más directo y simple.

Este sistema consiste en compartir actividades de varias empresas en un mismo espacio. Por lo tanto, es posible realizar eventos con una estructura ideal para la difusión de su marca y las partes de integración.

4. HAGA UNA LISTA DE VERIFICACIÓN ANTES DE CERRAR EL CONTRATO

Siempre que desee buscar un lugar para eventos corporativos, considere una serie de factores que asegurarán una mayor seguridad de que su elección fue correcta y que su evento no asumirá riesgos innecesarios.

Podemos citar los principales aspectos a considerar:

TRABAJARÁ

Este es un punto prioritario para elegir el entorno adecuado porque garantiza que el sitio está autorizado para operar por los organismos responsables. Además, asegúrese de verificar si el espacio tiene autorización y si ha tenido otros eventos similares a los suyos recientemente.

LA SEGURIDAD

Evalúe la estructura de seguridad local, tanto de los locales como de los equipos de apoyo, así como las salidas de emergencia y la seguridad para el control de acceso, el equipo contra incendios, etc. Además de la seguridad interna, asegúrese de que la ubicación sea parte de las áreas que están en riesgo de robo.

ACCESIBILIDAD

Visite el lugar antes de cerrar el contrato. Asegúrese de que sea fácil llegar en auto o en transporte público. Observe el espacio en funcionamiento e imagine cómo su audiencia puede moverse durante el evento.

LIMPIEZA Y CONDICIONES SANITARIAS LOCALES

Compruebe cómo se limpia el sitio y también si la conservación de las instalaciones es adecuada. Tener una buena estructura sanitaria es importante, incluidas las áreas para personas con necesidades especiales.

Fuente: https://www.impacthubrecife.com/blog/espaco-para-eventos-corporativos/