La organización profesional de eventos tiene una importancia creciente para las grandes empresas, según Isabel Amaral.

Por lo tanto, la organización profesional de eventos es cada vez más importante para las grandes empresas. Estos eventos son un instrumento privilegiado de comunicación empresarial, siempre que no sean defectuosos y lleguen a todas las audiencias previstas. El día después del evento, los recortes de prensa deben resaltar lo que se pretende transmitir y no un error o detalle que distorsione lo esencial.

Al organizar un evento, es esencial, en la primera etapa, tener una idea de lo que se pretende transmitir y solo así definir el lugar, la fecha, la hora y el programa, de acuerdo con esta idea. Una vez elegido el lugar donde se realizará la reunión y se define el programa, se elaborará la lista de invitados. Una vez que se ha asegurado la disponibilidad del sitio, comienza la fase de organización, se elabora una lista de tareas a realizar y se realizan citas para cada uno de ellos, con fechas límite bien definidas, en un programa actualizado constantemente.

Es en esta etapa que surgen problemas de protocolo, ya sea en la preparación de las llamadas, en las formas de tratamiento o en el orden de las intervenciones. Cuando se trata del diseño de la sala y el escenario, tener un conocimiento del protocolo es fundamental para configurar los asientos de los anfitriones e invitados.

Cuando uno opta por un puesto presidencial en el escenario, surge la pregunta de quién debe presidir. ¿De qué se trata la presidencia? Según el diccionario, presidencia es el acto de presidir, que a su vez significa ocupar el primer lugar o lugar de honor en la mesa de un banquete. Pero presidir también es dirigir, supervisar y regular la agenda de una conferencia, por ejemplo.

Para definir quién preside un evento, hay aspectos de la legislación oficial cuya filosofía puede adaptarse al caso de entidades privadas. Por ejemplo, debe saber que preside quién organiza la ceremonia. Es decir, el lugar central debe ser ocupado por el máximo representante de la empresa o institución, colocando al huésped más importante a su derecha.

Dado que se establece que el anfitrión, el propietario de la casa, ocupa el lugar central, es desde este lugar que se ordenan a otras personas. Sin embargo, dicho orden debe cumplir con criterios que sean comprensibles y que puedan ser aceptados por todas las partes interesadas. Los criterios más populares para clasificar personas es la jerarquía. Entre personas “jerárquicamente similares”, se aplica el criterio de antigüedad. El tercer criterio es el orden alfabético, que se usa ampliamente, por ejemplo, para ordenar banderas de diferentes países.

En relación con la asignación de la presidencia en ceremonias no oficiales, el anfitrión solo debe ceder, por cortesía, la presidencia al Presidente de la República, al Presidente de la Asamblea de la República y al Primer Ministro. En este caso, el anfitrión se sienta a la derecha de la alta autoridad a la que ha cedido la presidencia, convirtiéndose en el primer invitado o, si está presente, además del Presidente de la República, el Primer Ministro, es mejor que el anfitrión Ala izquierda del Presidente de la República.

En el caso de que muchas entidades de alto rango estén presentes, deben ir a la primera fila, teniendo cuidado de no ir contra lo establecido en la ley, a saber, en el artículo 5 de la Ley nº 40/2006, de 25 de agosto: Autoridades públicas, la lista de precedentes contenida en esta ley siempre prevalece, incluso en ceremonias no oficiales. «Es decir, si varias autoridades coinciden, debe respetarse el orden de precedencia establecido en el artículo 7 de esta ley.

El protocolo puede no ser una disciplina al alcance de todos y sus conceptos pueden parecer complicados para los no familiarizados en el campo. Pero en realidad, simplifica la vida de quienes tienen que organizar eventos de negocios y es una garantía de que su evento transmitirá el mensaje deseado.