1. ENUMERE AS PRINCIPAIS NECESSIDADES DO SEU EVENTO

Começar por uma lista de características necessárias para que o seu evento aconteça é um ótimo ponto de partida. Dependendo do tipo de evento corporativo que deseja promover, essas características podem mudar, mas tenha-as sempre à mão ao negociar o seu espaço para eventos corporativos:

• Defina possíveis datas para realização do evento;
• Esboce o tipo de espaço que precisa;
• Enumere detalhes sobre a infraestrutura necessária, como auditório, cozinha, estacionamento, etc;
• Estipule um orçamento para o aluguer do espaço.

A dica é pensar no evento na prática e começar a enumerar os itens indispensáveis para que tudo ocorra como planeado.

2. FAÇA UMA LISTA DE CONVIDADOS COM ANTECEDÊNCIA

Um espaço para eventos corporativos adequado deve ter capacidade para receber o total de convidados definidos para a ocasião, de forma confortável.

Por esse motivo, ter uma lista prévia dos participantes é fundamental para a definição do melhor local. Caso isso não possa ser realizado, é necessário pelo menos efetuar uma estimativa de público presente para que não seja surpreendido com superlotação ou utilizar um espaço acima das suas necessidades.

Esse é um passo que deve ser bem definido e antecipado para que a escolha do espaço possa ser realizada sem surpresas de última hora.

3. CONSIDERE OS DIFERENCIAIS DO LUGAR

Na definição de um espaço para eventos corporativos, leve sempre em consideração os diferenciais oferecidos pelo lugar contratado.

Para eventos de menor porte, uma boa opção é utilizar um Coworking, muito indicado para aquelas empresas que estão a iniciar e que podem promover integração com outros empreendedores com acesso mais direto e simples.

Esse sistema consiste no compartilhamento de atividades por diversas empresas num mesmo espaço. Por isso, se permite a realização de eventos com uma estrutura ideal para a divulgação de sua marca e festas de integração.

4. FAÇA UM CHECKLIST ANTES DE FECHAR CONTRATO

Sempre que desejar procurar um espaço para eventos corporativos, considere um conjunto de fatores que permitam uma maior garantia de que a sua escolha foi a correta e que o seu evento não correrá riscos desnecessários.

Podemos citar os principais aspectos a serem considerados:

ALVARÁ DE FUNCIONAMENTO

Esse é um ponto prioritário para a escolha do ambiente adequado, pois garante que o local está autorizado a funcionar pelos órgãos responsáveis. Inclusive, não se esqueça de verificar se o espaço possui autorização e se já teve outros eventos parecidos com o seu recentemente.

SEGURANÇA

Avalie a estrutura de segurança local, tanto de instalações como das equipas de apoio, assim como saídas de emergência e segurança para o controlo de acesso, equipamentos de combate a incêndio, etc. Além da segurança interna, verifique ainda se a localização faz parte de áreas com risco de assaltos.

ACESSIBILIDADE

Visite o local antes de fechar o contrato. Verifique se é fácil de chegar tanto de carro como de transportes públicos. Observe o espaço em funcionamento e imagine como o seu público se pode deslocar durante o evento.

CONDIÇÕES DE LIMPEZA E SANITÁRIAS LOCAIS

Verifique como é a limpeza do local e também se a conservação das instalações é adequada. Ter uma boa estrutura sanitária é importante, inclusive com zonas para pessoas com necessidades especiais.

Fonte: https://www.impacthubrecife.com/blog/espaco-para-eventos-corporativos/