A visita técnica: o passo que separa os eventos bem organizados dos eventos que correm mal

Há uma verdade incómoda no mundo dos eventos corporativos: a maioria dos problemas que acontecem no dia do evento não deveria ter acontecido. São problemas que tinham solução, que eram previsíveis, que alguém teria detetado se tivesse ido ao espaço com antecedência, com olhos de produção e uma lista de perguntas certas na mão.

A visita técnica é a ferramenta que evita esses problemas. Não é uma visita de cortesia ao venue, não é uma reunião informal com o responsável comercial do hotel. É uma inspeção detalhada e sistemática do espaço, feita com o evento já desenhado na cabeça, que permite antecipar tudo o que pode correr mal antes de qualquer fornecedor ser mobilizado e de qualquer convidado chegar.

Na Venuesin, a visita técnica é uma etapa que recomendamos sempre em qualquer projeto de produção. Este artigo explica o que se verifica, porquê, e o que acontece quando esta fase é ignorada ou feita de forma superficial.

O flow do evento: o espaço tem de contar a história certa

A primeira coisa que se avalia numa visita técnica não é técnica. É narrativa. O espaço tem de ser capaz de contar a história do evento na ordem certa, do momento em que o participante chega até ao momento em que sai.

Isto implica percorrer o espaço exatamente como um participante o vai percorrer: onde é que chega, o que é que vê primeiro, como é que transita entre zonas, onde é que se senta, onde é que vai buscar comida, onde é que tem momentos de pausa. Este exercício revela problemas que nenhuma planta de arquitectura mostra: um corredor que cria engarrafamento, uma transição entre salas que quebra o ritmo do programa, uma zona de buffet posicionada de forma a que os participantes passem em frente ao palco durante as apresentações.

O flow do evento é a espinha dorsal de toda a experiência. Se não funciona no espaço real, não funciona, independentemente de como estava desenhado no papel.

Acessos: para pessoas, para material e para emergências

Os acessos são um dos pontos mais frequentemente subestimados numa visita técnica e um dos que mais problemas causam no dia do evento.

Há três tipos de acesso que precisam de ser verificados separadamente. O acesso de participantes define a primeira impressão do evento: onde é que chegam de carro, onde é que param, quem os recebe, qual é o percurso até à entrada principal, se há escadas que criam barreiras de mobilidade, se há sinalética suficiente para que ninguém se perca. Num evento com participantes de vários países, estas questões têm uma dimensão adicional: chegadas por fases, participantes sem referências locais, necessidade de sinalética em inglês ou outras línguas.

O acesso de material e fornecedores é completamente diferente e igualmente crítico. As empresas de audiovisuais precisam de entrar com equipamento pesado, os fornecedores de catering precisam de acesso direto às cozinhas, as equipas de montagem chegam horas antes do evento com estruturas que têm de entrar por portas específicas. Numa visita técnica, verifica-se onde são as entradas de serviço, quais são as dimensões das portas e elevadores de serviço, se há restrições de horário de carga e descarga, se há estacionamento para carrinhas de fornecedores. Um equipamento de palco que não cabe no elevador de serviço pode atrasar toda a montagem em horas.

O acesso de emergência é obrigatório por lei e crítico por bom senso. Verificar a localização das saídas de emergência, garantir que nenhum elemento de produção as obstrui, confirmar que os percursos de evacuação são praticáveis e que os participantes os conseguem encontrar sem dificuldade são verificações que não têm alternativa.

Dimensões: o que parece grande numa planta raramente o é na realidade

Uma das surpresas mais comuns na primeira visita a um venue é a diferença entre as dimensões que constam na ficha técnica e a percepção real do espaço com os olhos de produção.

Uma sala de 300 metros quadrados parece ampla num diagrama. Com um palco de 6 metros de largura, uma zona de buffet lateral, uma área de registo na entrada, 150 cadeiras dispostas em plateia e os cabos de audiovisual no chão, o espaço disponível é muito diferente. A visita técnica serve para fazer estas contas no espaço real: onde é que fica o palco, quanto espaço sobra para circulação, como é que se posiciona o equipamento de audiovisual sem bloquear linhas de visão, se a disposição de mesas permite que os participantes se sentem e se levantem sem atropelos.

Mede-se também a altura do pé-direito, que condiciona o tamanho das estruturas de iluminação e a possibilidade de usar certos equipamentos de projeção ou LED, e a largura das portas, que determina o que entra e o que não entra. Estas medidas têm consequências diretas nas decisões de produção e nos custos.

Energia: a infraestrutura que ninguém vê mas toda a gente sente

A produção de um evento corporativo consome energia. Sistemas de audiovisual, iluminação de palco, aquecimento ou ar condicionado em espaços com muitas pessoas, equipamentos de catering, sistemas de som, carregamento de equipamentos, eventualmente geradores para exteriores. A visita técnica inclui sempre uma conversa com o responsável técnico do venue sobre a capacidade elétrica disponível, a localização dos quadros elétricos, a potência máxima por circuito e a forma como os fornecedores externos se podem ligar à instalação.

Num evento de exterior ou num venue de características históricas, a capacidade elétrica instalada pode ser insuficiente para as necessidades de produção, o que obriga a planear a contratação de geradores com antecedência. Descobrir este problema no dia da montagem é uma situação de crise. Descobri-lo na visita técnica é uma decisão de planeamento.

Verifica-se também a localização dos pontos de acesso à rede elétrica em relação aos pontos onde os equipamentos vão estar instalados, para dimensionar corretamente a extensão e a organização de cabos, e garantir que não há cabos expostos em zonas de circulação de participantes.

Iluminação: natural, artificial e o que acontece entre os dois

A iluminação de um espaço tem dois componentes que precisam de ser avaliados separadamente: a luz existente e a luz que vai ser adicionada pela produção.

A luz natural é muitas vezes um problema em espaços com grandes janelas ou claraboias, especialmente para eventos diurnos com projeção. Uma sala com muita luz natural pode tornar qualquer projeção convencional ilegível, obrigando a optar por sistemas LED de alta luminosidade ou a intervir nas janelas com blackout. A visita técnica deve ser feita no mesmo período do dia em que o evento vai decorrer, precisamente para avaliar a incidência de luz natural nos momentos críticos do programa.

A iluminação artificial existente define o ponto de partida para a iluminação de produção. Perceber onde estão os pontos de suspensão disponíveis para rigging de iluminação, qual é a temperatura de cor da luz base da sala, se há possibilidade de escurecer o espaço para momentos de maior impacto visual, são questões que determinam o que é possível fazer com o orçamento disponível.

Acústica: o problema invisível que arruína apresentações

A acústica é provavelmente o problema mais subestimado nos eventos corporativos e um dos que mais diretamente afeta a qualidade da comunicação. Uma sala com má acústica torna qualquer apresentação mais difícil de seguir, cansa os participantes mais rapidamente e obriga os oradores a um esforço adicional que se nota.

Na visita técnica, avalia-se o tipo de superfícies da sala. Salas com muitas superfícies duras e paralelas, como grandes janelas, pavimentos em pedra e tetos planos, tendem a ter reverberação excessiva que prejudica a inteligibilidade da palavra. Verifica-se também se há ruído de fundo proveniente de sistemas de ventilação, de atividade exterior ou de outras salas do venue que possam interferir com o programa.

Estas observações informam as decisões sobre o sistema de som a contratar, o posicionamento e o número de colunas, e eventualmente a necessidade de adicionar elementos absorventes de som em pontos estratégicos do espaço.

Localização dos WCs: o detalhe que define o ritmo do evento

A localização dos WCs em relação às zonas de programa é um dos fatores que mais influencia o ritmo de um evento e um dos que raramente está na lista de verificação de quem não tem experiência de produção.

Num evento com centenas de participantes, os intervalos são momentos de alta pressão sobre as instalações sanitárias. Se os WCs ficam a dois corredores de distância da sala principal, o intervalo de quinze minutos não chega para toda a gente ir, voltar e ainda ter tempo para um café. O programa atrasa, os participantes ficam impacientes, a gestão do tempo do evento descontrola-se.

Na visita técnica verifica-se a localização e a capacidade das instalações sanitárias, a relação entre o número de participantes esperado e o número de cabines disponíveis, e se há instalações adicionais que possam ser ativadas em caso de necessidade. Verifica-se também a acessibilidade para participantes com mobilidade reduzida, que é uma exigência legal mas também uma questão de respeito pelos convidados.

Conectividade e tecnologia: o que o venue tem e o que tem de trazer

A maioria dos eventos corporativos modernos tem necessidades de conectividade que o venue não consegue satisfazer de forma nativa. Apresentações em tempo real, transmissões em direto, sistemas de votação ou interação com a audiência, aplicações de evento, chamadas em videoconferência para participantes remotos: tudo isto exige uma largura de banda que as redes de wifi dos hotéis raramente suportam com dezenas ou centenas de utilizadores simultâneos.

A visita técnica inclui uma avaliação honesta da infraestrutura de rede do venue, a largura de banda contratada, a capacidade de ligação por cabo para os equipamentos críticos, se é possível criar uma rede dedicada para o evento separada da rede de hóspedes, e se há cobertura de sinal móvel adequada em todos os pontos do espaço. Para eventos com necessidades específicas, pode ser necessário contratar um fornecedor de conectividade independente.

Temperatura e ventilação: o conforto que determina a atenção

A temperatura de uma sala de evento tem um impacto direto na capacidade de atenção dos participantes que é cientificamente documentado e praticamente ignorado na maioria dos briefings de evento.

Uma sala demasiado quente, especialmente com muitas pessoas e equipamentos ligados, induz sonolência e reduz a capacidade de concentração. Uma sala demasiado fria cria desconforto físico que compete com a atenção ao conteúdo. Na visita técnica verifica-se o sistema de climatização do espaço, a sua capacidade de resposta a variações de temperatura quando a sala está cheia, se há zonas com ventilação deficiente, e se o sistema de ar condicionado produz ruído que possa interferir com o sistema de som.

Para eventos em espaços não convencionais, como tendas, espaços industriais ou venues de exterior parcialmente coberto, estas verificações são ainda mais críticas e implicam soluções de climatização móvel que têm de ser planeadas e orçamentadas com antecedência.

Outros pontos que completam a visita técnica

Uma visita técnica completa inclui ainda a verificação da sinalética existente no venue e o que é necessário adicionar para guiar os participantes sem ambiguidade; a identificação de zonas de apoio logístico, como armazéns para material, vestiários para equipa e hospedeiras, e espaços de apoio para oradores antes das suas entradas em palco; a avaliação das condições de estacionamento para o número de participantes esperado; a verificação de restrições específicas do venue, como proibições de uso de confettis, limitações de horário para montagem e desmontagem, regras sobre afixação de materiais nas paredes, ou políticas sobre fornecedores externos; e, em venues históricos ou com características especiais, a identificação de elementos arquitetónicos que não podem ser tapados, alterados ou utilizados como suporte de estruturas.

A visita técnica como recomendação fundamental

A Venuesin aconselha sempre a realização de uma visita técnica como parte essencial do processo de planeamento de qualquer evento, independentemente da sua dimensão ou de quão bem o venue parece ser conhecido. As equipas de produção com mais experiência são precisamente as que sabem, por essa mesma experiência, que o espaço tem sempre algo a revelar que nenhuma fotografia, planta ou visita anterior antecipou. É no terreno, com o evento já desenhado na cabeça e uma lista de verificação metódica na mão, que se tomam as decisões que determinam se tudo corre bem no dia. Os bons eventos não são resultado de sorte. São o resultado de preparação.

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