Venue finding ou produção de eventos: qual é a diferença e qual precisa?
Quando uma empresa começa a planear um evento corporativo, uma das primeiras dúvidas que surge é também uma das mais fundamentais: preciso de alguém que me encontre um espaço ou preciso de alguém que tome conta de tudo? A resposta determina o tipo de parceiro a procurar, o orçamento a reservar e o nível de envolvimento que a equipa interna vai ter no processo.
Venue finding e produção de eventos são dois serviços distintos que respondem a necessidades diferentes. Podem ser usados separadamente ou em conjunto, e perceber a diferença entre os dois é o primeiro passo para tomar uma decisão informada.
O que é o venue finding?
O venue finding é um serviço de pesquisa, curadoria e intermediação de espaços para eventos. O cliente descreve o que precisa: o tipo de evento, o número de participantes, a localização preferida, as datas, os requisitos de alojamento, de catering e de outros serviços. O venue finder pesquisa a sua base de dados, contacta os espaços adequados, recolhe propostas e apresenta ao cliente um conjunto de opções comparáveis, com toda a informação necessária para tomar uma decisão.
O processo poupa tempo e elimina o trabalho de pesquisa que, feito internamente, implicaria horas de navegação em sites, chamadas a hotéis e centros de congressos, pedidos de cotação a diferentes fornecedores e uma comparação muitas vezes difícil de fazer com critérios consistentes. Um venue finder com experiência e uma rede de parceiros consolidada faz este trabalho em horas, com um conhecimento do mercado que nenhum gestor interno consegue acumular sem anos de experiência dedicada.
Em Portugal, o modelo de venue finding é geralmente gratuito para o cliente. A remuneração do serviço é feita pelos venues e fornecedores, sem qualquer custo adicional para quem contrata o espaço. O cliente negoceia e contrata diretamente com os fornecedores escolhidos, sem intermediação no momento da contratação.
O venue finding é o serviço certo quando a empresa sabe o que quer fazer e tem capacidade interna para gerir a organização do evento, mas precisa de apoio na fase de pesquisa e seleção do espaço e dos fornecedores. É também o ponto de entrada natural para empresas que estão a organizar eventos pela primeira vez e querem perceber o que o mercado oferece antes de tomar qualquer decisão.
O que é a produção de eventos?
A produção de eventos é um serviço completamente diferente. Aqui, o cliente não recebe uma lista de opções para escolher: recebe um evento. A agência ou empresa de produção assume a responsabilidade de conceber, coordenar e executar o evento de ponta a ponta, desde o briefing inicial até ao fecho de contas no dia seguinte.
Isto inclui, dependendo do âmbito do projeto, o conceito criativo e a identidade visual do evento, a seleção e negociação do venue, a gestão de todos os fornecedores envolvidos, a coordenação logística completa, a produção audiovisual, a criação de mobiliário e elementos de decoração, a gestão de inscrições e participantes, a presença de uma equipa de coordenação no dia do evento e o acompanhamento pós-evento com debriefing e fecho financeiro.
A produção de eventos implica uma relação de maior proximidade e continuidade com o cliente, um processo de trabalho estruturado com etapas bem definidas, e uma equipa dedicada que funciona como extensão da equipa interna da empresa. O cliente delega, acompanha e aprova. A empresa de produção executa.
Este serviço tem um custo associado, que reflete o volume de trabalho, a especialização da equipa e a responsabilidade assumida. É o modelo certo quando a empresa não tem capacidade interna para gerir a produção de um evento de determinada complexidade ou dimensão, quando o evento exige um nível de criatividade e execução que vai além do que uma equipa interna pode oferecer, ou quando a direção quer concentrar-se no conteúdo e na mensagem do evento sem se preocupar com nenhuma das suas componentes operacionais.
As principais diferenças na prática
A diferença mais imediata é o nível de envolvimento do cliente. No venue finding, o cliente recebe propostas, escolhe, e assume a gestão do processo a partir daí. Na produção de eventos, o cliente define objetivos e aprova decisões, mas é a equipa de produção que trata de tudo o que está entre o briefing e o resultado final.
A segunda diferença é a amplitude do serviço. O venue finding cobre a fase de pesquisa e seleção. A produção de eventos cobre todo o ciclo de vida do evento, da conceção à avaliação. Numa conferência com 300 pessoas, o venue finding ajuda a encontrar o hotel certo e a negociar as condições. A produção de eventos trata do venue, mas também do cenário de palco, da iluminação, do catering, da produção gráfica, das hospedeiras, dos transfers, do programa, da comunicação com participantes e de dezenas de outros detalhes.
A terceira diferença é financeira. O venue finding é gratuito para o cliente. A produção de eventos tem um custo de gestão que varia em função da dimensão e da complexidade do projeto. No entanto, este custo é frequentemente compensado pela redução de erros, pela melhor negociação com fornecedores e pelo tempo interno que a empresa deixa de gastar em tarefas de organização.
A quarta diferença é o perfil do evento a que cada serviço se adapta melhor. Eventos simples, com um único venue, um programa bem definido e uma equipa interna com experiência de organização beneficiam do venue finding. Eventos de maior complexidade, com múltiplos fornecedores, necessidades criativas, participantes internacionais ou um nível de produção elevado, justificam a contratação de uma equipa de produção.
Quando usar um, quando usar o outro e quando usar os dois
Há situações em que o venue finding é suficiente. Uma empresa que organiza regularmente workshops internos, jantares de equipa ou reuniões de direção tem normalmente experiência suficiente para gerir esses eventos internamente. O que precisa é de ter sempre o espaço certo disponível nas datas certas, com as condições certas. O venue finding resolve isso de forma eficiente e sem custo.
Há situações em que a produção de eventos é a escolha certa desde o início. Uma convenção anual com mil colaboradores, um evento de lançamento de produto para parceiros internacionais ou um jantar de gala com produção criativa de raiz são projetos que exigem uma equipa de produção dedicada. Tentar gerir estes eventos internamente, mesmo com boa vontade e muito empenho, raramente produz os resultados que uma equipa especializada consegue.
E há situações em que os dois serviços se combinam de forma natural. A empresa usa o venue finding para perceber o mercado e identificar o espaço ideal. Uma vez definido o venue, ativa o serviço de produção para tomar conta de tudo o resto. Esta combinação é especialmente comum em empresas que organizam eventos de diferentes escalas ao longo do ano: alguns que gerem internamente com apoio de venue finding, outros que entregam integralmente a uma equipa de produção.
A Venuesin: o parceiro para os dois
A Venuesin nasceu como venue finder e construiu ao longo dos anos uma das redes mais completas de espaços e fornecedores para eventos corporativos em Portugal. Hoje, oferece os dois serviços, o venue finding gratuito que responde em menos de 24 horas úteis com propostas personalizadas, e a produção de eventos 360º que cobre todo o ciclo de vida do evento, da conceção criativa ao fecho de contas.
Isto significa que, independentemente da dimensão ou da complexidade do evento, a Venuesin é o parceiro certo. Um workshop para vinte pessoas ou uma conferência internacional para quinhentos. Um jantar de equipa ou um retiro de três dias com formato de festival. Um evento simples que precisa do espaço certo ou um projeto de produção criativa com mobiliário de raiz, renderizações 3D e equipa no terreno.
O mesmo parceiro. O mesmo nível de exigência. A escala certa para cada necessidade.
Se está a planear um evento e não tem a certeza de qual dos dois serviços é o mais adequado, a Venuesin ajuda a perceber isso também. Contacte-nos e respondemos em menos de 24 horas úteis.