VenuesIn: mais do que uma agência de organização de eventos

Num mercado onde organizar um evento pode significar semanas de contactos, comparações e decisões pouco claras, a VenuesIn propõe um caminho diferente: simplificar, acelerar e acrescentar valor. Rodrigo Néné, explica como.

Quando Rodrigo Néné trabalhava na área da hotelaria, percebeu rapidamente que o maior obstáculo nem sempre era convencer o cliente a organizar um evento no seu espaço. Era, muitas vezes, não conseguir ajudá-lo. Por vezes, o problema era a disponibilidade de datas, outras vezes era a localização e, amiúde, era o orçamento ou a conformidade com as exigências específicas de alguns setores. Rodrigo Nené era, assim, obrigado a abdicar de negócio e a referenciá-lo a outros.
Foi desse “encaminhamento informal” que nasceu a VenuesIn. Os objetivos eram claros: reduzir o tempo perdido na procura, comparação e negociação de espaços para eventos corporativos, substituindo o processo fragmentado (contactar vários hotéis, recolher respostas diferentes, compilar informação e apresentar ao decisor) por um modelo de curadoria rápida e comparável. A empresa arrancou oficialmente a 2 de janeiro de 2019, e começou com o mínimo: «Despedi-me… vendi a minha moto e tinha 2.500€ na conta e foi criar a empresa.»

Um serviço gratuito para o cliente

O ponto de partida da VenuesIn foi um compromisso operacional: responder com três ou mais opções em 24 horas úteis, que Rodrigo traduz como «três dias de trabalho» sem a intervenção da VenuesIn, com uma apresentação
comparativa. «O cliente dá-nos o briefing, nós respondemos com 3 ou mais propostas, com alguns dados de análise, comparativo de preços, disponibilidades e outras informações.»
A lógica comercial é simples: para o cliente, o serviço pode ser gratuito; a VenuesIn remunera-se através de comissões dos espaços e, em alguns casos, por contratos de representação com hotéis que não conseguem manter equipas comerciais robustas. «Temos contratos de representação… hotéis “stand alone”… e temos também uma equipa comercial», explica, descrevendo a empresa como uma espécie de extensão externa da área comercial desses espaços.
Com o tempo, o serviço evoluiu: «Os clientes também procuram, além do venue finding, a gestão da organização de eventos e a canalização de pagamentos», porque para as multinacionais é mais eficiente não ter de gerir «50 fornecedores diferentes». O resultado foi um modelo híbrido: venue finding gratuito e, quando o cliente pede, operação completa, gestão 360 com fee, «como qualquer agência de eventos».

Antes de escolher o espaço, as marcas devem escolher o “porquê”

Para Rodrigo Néné, o erro clássico nas primeiras conversas com quem pretende organizar um evento é começar pelo “onde” sem fechar o “porquê”. A VenuesIn tenta inverter o guião: «O propósito e o público-alvo», sublinha, que devem ser as duas perguntas iniciais. Um evento pode traduzir-se numa reunião, numa ação de team building ou numa celebração, sendo que o perfil de participantes dita tudo, da geografia ao formato: «Se o público-alvo estiver em Lisboa, estar a levá-los para Bragança não faz muito sentido, se falarmos, por exemplo, num evento de um único dia.»
O objetivo, insiste, é evitar decisões incoerentes. O espaço certo não é «o mais bonito», mas o que encaixa no propósito, audiência e orçamento.

O valor proposto: volume, comparativo e “know-how cruzado”

A VenuesIn posiciona-se como aliada de equipas internas, não como concorrente: «Nós somos sempre aliados, porque estamos a dar ferramentas e não estamos a cobrar o serviço.» O diferencial, diz, é o volume e a amplitude. Enquanto um responsável interno faz eventos daquela empresa, a VenuesIn trabalha «com mais de 20 clientes» e circula por Norte, Sul e ilhas, acumulando referências, benchmarks e aprendizagem constante.

Outro aspeto a destacar é a transferência de práticas entre indústrias: «Trazer know-how de umas indústrias para as outras.» Exemplo recente é a criação de uma calculadora de custos inspirada em ferramentas populares noutros setores. A ideia é permitir uma estimativa rápida para ajudar as empresas a orçamentar e obter, sem dificuldade, uma primeira abordagem ao investimento necessário. abordagem de custo.

O maior desperdício? Nem sempre acontece no que se espera

Na leitura da VenuesIn, o desperdício de recursos pode começar numa obsessão pela imagem e terminar no elemento mais básico: a comida. «Os clientes querem apostar na luz, no som…, mas depois esquecem que se não houver um bom catering, os convidados apenas vão reter que a refeição não foi agradável». Os objetivos eram claros a empresa faz o alerta desde o início, porque há escolhas que custam caro à reputação, quando cada detalhe conta e a experiência deve ser emocional e memorável.

A relação ainda é o “segredo”

Apesar da popularidade das ferramentas digitais e da ambição de automatizar processos, Rodrigo volta sempre ao mesmo ponto: «O relacionamento é sempre importante!» Para ele, a vantagem competitiva está na presença e na memória do detalhe. «É importante estar com os clientes, saber, por exemplo, que um determinado executivo gosta de ter mini Pastéis de Nata no Coffee Break… é estar atento ao detalhe para surpreender.»

A tecnologia pode encurtar caminhos, diz, mas não substitui o vínculo. «Não somos robôs», diz, defendendo que o toque humano e a atenção ao que não está no briefing é o que leva às fidelizações e às recomendações.

E depois? Um “ERP para eventos” e a internacionalização

O que pode deixar de fazer sentido no espaço de cinco anos? Para Rodrigo, é o cenário atual de informação dispersa e fragmentada. A VenuesIn está a investir na digitalização para centralizar a operação, informação e comunicação: «Centrar tudo num espaço único e passar as operações todas para uma plataforma com APIs.» Quando confrontado com a imagem, concorda: «É uma espécie de ERP para eventos… exatamente!»

A empresa também já começou a expandir os horizontes: «Queremos iniciar operações na Flórida, por exemplo.» A empresa trabalha tanto com incoming (empresas que vêm a Portugal fazer eventos) como com outgoing (clientes que querem levar eventos para outros destinos). A equipa nacional é enxuta: sete pessoas. A execução internacional, quando envolve gestão no terreno, pode recorrer, por isso, a parceiros locais.