VenuesIn: más que una simple agencia de organización de eventos

En un mercado donde organizar un evento puede implicar semanas de contactos, comparaciones y decisiones poco claras, VenuesIn propone un enfoque diferente: simplificar, agilizar y agregar valor. Rodrigo Néné explica cómo.

Cuando Rodrigo Néné trabajaba en la industria hotelera, pronto se dio cuenta de que el mayor obstáculo no siempre era convencer a los clientes para que celebraran eventos en sus instalaciones. A menudo, era la incapacidad de ayudarlos. A veces el problema era la disponibilidad de fechas, otras veces la ubicación, y con frecuencia el presupuesto o el cumplimiento de los requisitos específicos del sector. Rodrigo Néné se veía obligado, por lo tanto, a rechazar negocios y derivar clientes a otros.
Fue de esta «recomendación informal» que nació VenuesIn. Los objetivos eran claros: reducir el tiempo perdido buscando, comparando y negociando espacios para eventos corporativos, reemplazando el proceso fragmentado (contactar con varios hoteles, obtener diferentes respuestas, recopilar información y presentarla al responsable de la toma de decisiones) con un modelo de selección rápido y comparable. La empresa se lanzó oficialmente el 2 de enero de 2019, y comenzó con lo mínimo: «Dejé mi trabajo… vendí mi motocicleta y tenía 2500 € en mi cuenta para empezar la empresa».

Un servicio gratuito para el cliente.

El punto de partida de VenuesIn fue un compromiso operativo: responder con tres o más opciones en 24 horas hábiles, lo que Rodrigo traduce como «tres días laborables» sin la intervención de VenuesIn, con una
presentación comparativa. «El cliente nos da el briefing, respondemos con 3 o más propuestas, con algunos datos de análisis, comparaciones de precios, disponibilidad y otra información».
La lógica comercial es simple: para el cliente, el servicio puede ser gratuito; VenuesIn se remunera mediante comisiones de los espacios y, en algunos casos, mediante contratos de representación con hoteles que no pueden mantener equipos de ventas robustos. «Tenemos contratos de representación… hoteles ‘independientes’… y también tenemos un equipo de ventas «, explica, describiendo a la empresa como una especie de extensión externa del área de ventas de estos espacios.
Con el tiempo, el servicio evolucionó: «Los clientes también buscan, además de la búsqueda de espacios, la gestión de la organización del evento y el procesamiento de pagos «, porque para las multinacionales es más eficiente no tener que gestionar «50 proveedores diferentes «. El resultado fue un modelo híbrido: búsqueda gratuita del lugar y, cuando el cliente lo solicita, operación completa, gestión integral de 360 ​​grados con una tarifa, «como cualquier agencia de eventos » .

Antes de elegir el espacio, las marcas deben elegir el «por qué».

Para Rodrigo Néné, el error clásico en las conversaciones iniciales con quienes buscan organizar un evento es comenzar con el «dónde» sin abordar el «por qué «. En un intento por revertir este enfoque, enfatiza que «el propósito y el público objetivo » deben ser las dos preguntas iniciales. Un evento puede ser una reunión, una actividad de integración de equipos o una celebración, y el perfil de los participantes lo determina todo, desde la ubicación geográfica hasta el formato: «Si el público objetivo está en Lisboa, llevarlos a Bragança no tiene mucho sentido, si hablamos, por ejemplo, de un evento de un solo día».
El objetivo, insiste, es evitar decisiones incoherentes. El espacio adecuado no es «el más bonito», sino el que se ajusta al propósito, al público y al presupuesto.

El valor propuesto: volumen, comparación y «conocimientos transversales».

VenuesIn se posiciona como un aliado de los equipos internos, no como un competidor: «Siempre somos aliados, porque proporcionamos herramientas y no cobramos por el servicio». La diferencia, explica, radica en el volumen y el alcance. Mientras que un gerente interno se encarga de los eventos de esa empresa, VenuesIn trabaja con «más de 20 clientes» y viaja por todo el Norte, el Sur y las islas, acumulando referencias, puntos de referencia y un aprendizaje constante.

Otro aspecto a destacar es la transferencia de prácticas entre industrias: «Traer conocimientos de una industria a otra». Un ejemplo reciente es la creación de una calculadora de costes inspirada en herramientas populares de otros sectores. La idea es permitir una estimación rápida para ayudar a las empresas a presupuestar y obtener fácilmente una primera aproximación al coste de inversión necesario.

¿El mayor desperdicio? Que no siempre ocurre donde uno espera.

Según VenuesIn, el desperdicio de recursos puede comenzar con una obsesión por la imagen y terminar con el elemento más básico: la comida. «Los clientes quieren invertir en iluminación, sonido… pero luego olvidan que si no hay un buen servicio de catering, los invitados solo recordarán que la comida no fue agradable ». Los objetivos eran claros; la empresa emitió esta advertencia desde el principio porque algunas decisiones son costosas para la reputación, donde cada detalle cuenta y la experiencia debe ser emotiva y memorable.

La relación sigue siendo un «secreto».

A pesar de la popularidad de las herramientas digitales y la ambición por automatizar procesos, Rodrigo siempre vuelve al mismo punto: «¡Las relaciones son siempre importantes!». Para él, la ventaja competitiva reside en la presencia y la atención al detalle. «Es importante estar con los clientes, saber, por ejemplo, que a cierto ejecutivo le gusta tomar mini Pastéis de Nata (pasteles de crema portugueses) en su pausa para el café… se trata de prestar atención a los detalles para sorprenderlos».

Según él, la tecnología puede acortar distancias, pero no reemplaza la conexión. «No somos robots «, afirma, argumentando que el trato humano y la atención a lo que no se menciona en la información inicial son lo que genera lealtad y recomendaciones.

¿Y después qué? Un «ERP para eventos» e internacionalización.

¿Qué podría dejar de tener sentido en cinco años? Para Rodrigo, es el escenario actual de información dispersa y fragmentada. VenuesIn está invirtiendo en digitalización para centralizar las operaciones, la información y la comunicación: «Centralizar todo en un único espacio y trasladar todas las operaciones a una plataforma con API». Al ver la imagen, asiente: «Es una especie de ERP para eventos… ¡exactamente!».

La empresa también ha comenzado a expandir sus horizontes: «Queremos iniciar operaciones en Florida, por ejemplo». Trabaja tanto con clientes que vienen a Portugal para celebrar eventos como con clientes que desean organizarlos en otros destinos. El equipo nacional es reducido: siete personas. Por lo tanto, la ejecución internacional, cuando requiere gestión in situ, puede contar con socios locales.