VenuesIn lanza una calculadora de costes con inteligencia artificial: un aliado para el sector
VenuesIn ha presentado la primera calculadora inteligente para el cálculo de costes de eventos corporativos, desarrollada con tecnología de inteligencia artificial (IA).
La plataforma especializada en la búsqueda y selección de espacios para eventos corporativos ha lanzado esta herramienta, que se basa en datos reales de cientos de eventos y promete transformar la planificación de eventos al ofrecer un presupuesto personalizado.
La solución tiene como objetivo «dar respuesta a las solicitudes incipientes, ya sean de clientes o empresas, que a menudo se enfrentan a un reto interno (por ejemplo, un evento fuera de la oficina) sin tener idea de los costes asociados», afirma Rodrigo Nené, cofundador y director general de VenuesIn, y añade que, «utilizando nuestra calculadora, con el modelo de IA y basándose en los cientos de propuestas elaboradas por nuestro equipo, el cliente tiene una visión inicial de los costes».
El lanzamiento coincide con la fase de elaboración de los presupuestos de las empresas para 2026. «Hemos estado comentando a nuestros clientes que están utilizando las simulaciones para incorporarlas a sus presupuestos. Esto nos llena de orgullo y demuestra que es una herramienta valiosa para los usuarios», subraya el gerente.
«Creemos que la IA ayudará enormemente a la industria de los eventos.»
Rodrigo Nené explica que el modelo de IA de VenuesIn «analiza diversos patrones y variables para obtener una estimación del valor final del evento», basándose en años de propuestas comerciales del equipo.
“Creemos que la IA será de gran ayuda para la industria de eventos. Será fundamental para desarrollar tareas más rutinarias que generan poco valor añadido”, afirma Rodrigo Nené, quien considera a la IA como “una aliada para los equipos de ventas y los organizadores de eventos”.
Entre las tareas que se pueden automatizar, destaca «la gestión de los cientos de correos electrónicos que se escriben y reciben por evento», «el seguimiento automático a los socios», «la gestión eficiente de la comunicación del equipo operativo» y «la gestión de la facturación», por ejemplo.
Planes de crecimiento sostenible e internacionalización
El modelo de búsqueda de espacios para eventos de VenuesIn sigue siendo gratuito para el usuario. «Es un modelo probado. Cada vez más, lo consideramos un modelo transparente que ha logrado resultados visibles y sostenibles, tras superar una pandemia que duró dos años y medio, entre aperturas y cierres», explica Rodrigo Nené, según quien, lo que distingue a VenuesIn de los directorios y mercados internacionales de espacios para eventos es, en resumen, «nuestra capacidad de enviar propuestas comerciales en un plazo de 24 horas hábiles».
La rapidez de respuesta, junto con un proceso sin intermediarios, ha sostenido el crecimiento de la empresa, incluso después de la adversidad inicial. Fundada en enero de 2019, VenuesIn se enfrentó a la pandemia casi de inmediato. Rodrigo Nené recuerda que, con solo un año y tres meses de actividad, «cuando empezamos a recibir la oleada de cancelaciones para los siguientes seis meses, no teníamos el flujo de caja para soportar el ‘impacto’, así que tuvimos que despedir a todo el equipo en los meses siguientes». La experiencia dejó lecciones como «gestionar el flujo de caja», «tomar decisiones rápidas» y «adaptar el producto o servicio».
Hoy la situación es diferente, y la empresa ya tiene en marcha un plan de internacionalización para Florida, en Estados Unidos. «El modelo de búsqueda de espacios para eventos es bastante conocido en el mercado norteamericano, y este estado es un destino muy solicitado para eventos corporativos, especialmente conferencias», afirma.
Rodrigo Nené explica que, en Portugal, hace aproximadamente un año y medio se lanzó un servicio de gestión 360º, «que complementa las necesidades de los clientes en algunos eventos», un servicio que tiene un coste asociado.
Tendencias clave y visión de futuro
Según Rodrigo Nené, el mercado portugués de eventos corporativos está experimentando un «crecimiento constante», con una «demanda en evolución de innovación para generar valor, tanto para clientes internos como externos». Considera que el teletrabajo «sigue siendo una ‘barrera’ para la cohesión del equipo, por lo que los clientes buscan eventos que reúnan a las personas en un formato presencial», y que cada vez se utilizan más los espacios propios de la empresa, como las oficinas, para eventos más informales.
Entre las tendencias internacionales de mayor impacto, Rodrigo Nené destaca la IA —el tema de moda—, así como la salud y el bienestar. Respecto a la IA, menciona que existe una creciente demanda de integrar el tema directamente en los eventos, «ya sea en el contenido de las presentaciones (con la integración de la IA en las actividades de la empresa, con asistentes virtuales y atención al cliente)», o también en actividades de integración de equipos.
“Ya hemos tenido que desarrollar una narrativa más compleja, en la que la IA robó información del servidor principal de la empresa, por lo que es necesario recuperar el acceso. En ese sentido, se crea un programa en el que el público objetivo se divide en varios grupos con la misión de resolver misterios”, explica.
En el ámbito de la salud y el bienestar, están en auge los eventos a pequeña escala (hasta 30 personas) en espacios con un fuerte componente natural y programas de relajación. VenuesIn creó el producto «Running Club – Empresa X» para grupos más grandes, en el que un entrenador diseña rutas adaptadas a los diferentes niveles de los participantes. El resultado, asegura Rodrigo Nené, ha sido todo un éxito, gracias también a la energía con la que los equipos inician las reuniones.
En lo que respecta al futuro, la visión de VenuesIn es clara: «Queremos ser el buscador de espacios para eventos número 1 en Portugal, seguir ganando cuota de mercado en el territorio nacional, continuar atrayendo eventos internacionales a nuestro país e internacionalizarnos en Estados Unidos», señala Rodrigo Nené.