Cuando un retiro corporativo se convierte en festival: el Retiro Anual en OHAI Nazaré
Hay retiros corporativos que cumplen su objetivo. Y hay retiros que la gente recuerda años después, que forman parte de la cultura de la empresa, que definen lo que significa pertenecer a ese equipo. Este artículo habla del segundo tipo, y de lo que hace falta para construirlo.
En 2021, Venuesin organizó el Retiro Anual de una empresa de Tecnologías de la Información en OHAI Nazaré The Outdoor Resort, en un momento que tenía un significado emocional muy particular: era el primer gran retiro presencial tras meses de pandemia, aislamiento y teletrabajo. La empresa quiso hacer de ese regreso algo verdaderamente extraordinario. El resultado fue un evento en formato festival de tres días y dos noches, con programación continua desde el amanecer hasta la madrugada, actividades simultáneas a lo largo de cada día y una producción que transformó todo el resort en un mundo propio.
Por qué OHAI Nazaré era el venue adecuado
La elección del espacio fue determinante para todo lo que vino después. OHAI Nazaré es un resort al aire libre con amplios espacios, mucho verde y una relación cercana con la naturaleza, lo que lo convertía en el antídoto perfecto para meses de confinamiento y pantallas. Su configuración en aldea, con diferentes zonas y espacios que pueden activarse simultáneamente, es precisamente lo que un evento en modo festival requiere: la posibilidad de tener actividades distintas ocurriendo al mismo tiempo en diferentes puntos del espacio, sin que ninguna interfiera con las demás.
Toda la iluminación del recinto fue diseñada desde cero por el equipo de producción, transformando el resort en un espacio completamente diferente al caer la noche, con tonos cálidos en las zonas de convivio y cena, iluminación de color en las áreas de fiesta e iluminación escénica para los espacios de actuación.
La cena del equipo de liderazgo: un momento antes del momento
Antes de que el programa arrancara para toda la empresa, el equipo directivo vivió un momento exclusivo que Venuesin concibió como una experiencia completamente independiente. Un restaurante con estrella Michelin fue invitado a servir una cena privada para el equipo de liderazgo en el resort, creando un ambiente de fine dining al aire libre que contrastaba deliberadamente con el espíritu de festival de lo que vendría después. Fue un momento de reconocimiento, de celebración del liderazgo y de preparación emocional para los tres días que se avecinaban, en un registro íntimo y de alto nivel que quedó grabado en la memoria de todos los presentes.
El programa: un festival con alma corporativa
El programa fue diseñado con una lógica de festival, con múltiples actividades simultáneas a lo largo de cada día, de modo que cada participante pudiera construir su propia experiencia dentro del evento. No había un único camino obligatorio, había un universo de posibilidades dentro del mismo espacio.
Durante el día, el resort cobró vida con una variedad de actividades que cubrían registros completamente diferentes. El colour fight reunió a decenas de participantes en una batalla de polvo de colores que es, por definición, el tipo de actividad que derriba jerarquías y genera fotografías que perduran para siempre. Las clases de yoga al amanecer crearon un contrapunto de calma e intención para quienes querían comenzar el día de otra manera. Los torneos de voleibol generaron competición sana y espíritu de equipo entre grupos mixtos. Los talleres de pintura dieron espacio a la expresión creativa de quienes raramente tienen oportunidad de explorarla en un contexto profesional.
Una de las actividades más originales fue el graffiti en un edificio del resort que ya estaba previsto para renovación, lo que creó una oportunidad única: las paredes fueron entregadas a los participantes como un lienzo en blanco, con artistas urbanos facilitando el proceso, y el resultado fue una obra colectiva que duró hasta que las paredes fueron derruidas. La barbacoa fue otro momento ancla del programa, funcionando de forma continua durante las tardes y creando un punto de encuentro relajado e informal donde las conversaciones surgían de manera natural.
La carroza alegórica que circuló por el parque del resort durante las tardes y las noches fue uno de los elementos más inesperados y memorables del evento. Al estilo de los grandes festivales callejeros, la carroza llevaba música en directo y animación a bordo, creando un momento de sorpresa y alegría allá donde pasaba, arrastrando a los participantes al baile y a la fiesta en cada rincón del espacio.
El bar abierto las 24 horas fue una decisión deliberada de no poner límites a la convivencia. En un retiro que pretendía celebrar el reencuentro de un equipo, la posibilidad de continuar la conversación y la fiesta a cualquier hora del día o de la noche fue uno de los elementos que más contribuyó a la sensación de libertad y celebración que el evento quería crear.
El atardecer y la silent disco
Al final del primer día, cuando la luz dorada de Nazaré comenzó a ceder, el programa llegó a uno de sus momentos más especiales: la silent disco al atardecer. Con los auriculares distribuidos entre todos los participantes, cada persona elegía su canal de música y bailaba a su ritmo, en un ambiente visualmente surrealista donde cientos de personas bailaban en silencio con el horizonte del océano de fondo. Es el tipo de momento que solo funciona con el venue adecuado, la hora adecuada y un equipo de producción que entiende que algunos de los mejores instantes de un evento no necesitan ser ruidosos.
La cena de gala y la fiesta de circo
La noche de gala se construyó en dos actos. La cena tuvo lugar en una carpa iluminada con una producción de luz y decoración que transformó el espacio en un ambiente de rara elegancia al aire libre, con servicio completo de mesa y una ceremonia de awards que reconoció a los equipos y las personas del año. Fue un momento de pausa y de celebración formal dentro de un evento que había sido predominantemente informal, y ese contraste fue completamente intencionado.
La fiesta que siguió tenía temática de circo, con artistas, atrezo, vestuario y una producción escénica que transformó completamente el espacio. La decoración, la iluminación, los elementos de entretenimiento en directo y la dirección artística de la fiesta crearon una experiencia inmersiva que los participantes difícilmente habrían podido distinguir de un evento cultural profesional.
El catering en modo festival
Servir comidas a cientos de personas durante tres días y dos noches en formato festival exige un enfoque completamente diferente al de una cena de gala convencional. La solución fue una combinación de estaciones de buffet temáticas y food trucks distribuidos por el espacio, cada uno con una oferta diferente, que permitía a los participantes comer lo que querían, cuando querían y donde querían, sin colas ni horarios impuestos. La variedad de la oferta garantizaba que no hubiera dos comidas iguales a lo largo del evento, y la presencia de food trucks en diferentes puntos del resort incentivaba la circulación y el descubrimiento de nuevos rincones del espacio.
Las restricciones alimentarias fueron registradas con antelación y cada estación tenía opciones claramente identificadas, con formación previa a los equipos de servicio para garantizar que ningún participante se quedara sin una respuesta adecuada a sus necesidades. El bar de 24 horas completaba el sistema, asegurando que en ningún momento del día o de la noche hubiera un participante sin acceso a comida o bebida.
Lo que este evento enseña sobre los retiros corporativos
El Retiro Anual en OHAI Nazaré fue un caso de estudio sobre cómo un evento corporativo puede tener ambición creativa real sin perder de vista los objetivos de la empresa. En esencia, la empresa quería celebrar el reencuentro de su equipo, reconstruir vínculos tras meses de distancia y crear recuerdos compartidos que perdurarán más allá del evento. Todos esos objetivos se cumplieron, pero la forma en que se cumplieron fue completamente fuera de lo convencional.
La clave fue la combinación de un venue con las condiciones adecuadas para un programa en modo festival, un equipo de producción con capacidad para concebir y ejecutar una experiencia inmersiva de tres días, y una empresa con valentía para salir de los formatos habituales y confiar en un proceso creativo que sabía adónde quería llegar pero estaba dispuesta a recorrer un camino diferente para lograrlo.
¿Está planeando el próximo retiro de su empresa?
Si su empresa quiere crear un retiro que vaya más allá de lo habitual, que genere recuerdos compartidos y refuerce genuinamente la cultura de equipo, Venuesin tiene la experiencia y los socios adecuados para concebirlo y producirlo desde cero. Contáctenos para una propuesta personalizada.