Cuando cada sala cuenta una historia diferente: la Conferencia Anual de Marketing en el Crowne Plaza Costa da Caparica
Hay eventos que se organizan. Y hay eventos que se construyen, pieza a pieza, desde la primera idea hasta el último detalle, a través de un proceso creativo que comienza semanas antes de que llegue cualquier invitado. En 2024, Venuesin fue responsable de la producción de la Conferencia Anual de Marketing de una empresa del sector retail, un evento que reunió a participantes de más de 15 países, con sede en el Crowne Plaza Costa da Caparica y una velada inaugural inolvidable en la Estufa Fria de Lisboa.
Este no fue un proyecto de ejecución. Fue un proyecto de creación, con una visión creativa que se expresó en cada sala, cada pieza de mobiliario y cada detalle de producción.
La Estufa Fria como escenario de la cena inaugural y el cocktail challenge
La conferencia empezó antes de empezar, con una cena inaugural en la Estufa Fria de Lisboa, uno de los espacios más singulares de la capital portuguesa, con bóvedas de bambú, una colección de plantas exóticas y una luz filtrada que transforma cualquier ambiente en escenario de película. Para participantes llegados de más de quince países, esta fue la primera señal de que Portugal no era simplemente un destino de paso.
Pero la Estufa Fria no fue solo el escenario de la cena. Fue también el espacio de un cocktail challenge que reunió a los participantes en equipos de una manera completamente diferente a cualquier dinámica convencional. Divididos en grupos, los invitados internacionales compitieron en la creación de sus propios cócteles, guiados por bartenders especializados, en una dinámica que combinó creatividad, competición sana y descubrimiento de productos, todo dentro de uno de los espacios más icónicos de Lisboa. Fue un momento de team building que aprovechó al máximo la atmósfera única de la Estufa Fria y creó recuerdos compartidos antes incluso de que la conferencia propiamente dicha hubiera comenzado.
Crowne Plaza Costa da Caparica: el venue principal
Con la cena inaugural en la Estufa Fria marcando el tono de la experiencia, el programa principal de la conferencia tuvo lugar en el Crowne Plaza Costa da Caparica, un hotel con las condiciones necesarias para acoger un evento internacional de esta envergadura, con múltiples salas, alojamiento integrado y un ambiente que combinó profesionalidad con la proximidad al océano.
Pero lo que distinguió este proyecto de cualquier conferencia convencional fue la manera en que cada espacio del hotel fue transformado. Venuesin no decoró salas. Creó universos.
El proceso creativo y la visualización 3D: del concepto al venue
Antes de contactar a ningún proveedor, el proyecto pasó por una fase de conceptualización creativa completa. El equipo de Venuesin desarrolló la propuesta de experiencia para cada espacio, definiendo la narrativa visual, la identidad de cada sala y la coherencia entre los diferentes momentos del programa.
Ese concepto fue después traducido en renderizaciones 3D fotorrealistas de cada espacio, desarrolladas sobre las dimensiones y características reales del venue elegido. Este enfoque es fundamental en el proceso de presentación del concepto al cliente: al visualizar cada sala con precisión fotorrealista antes de que se tome ninguna decisión de producción, se eliminan ambigüedades, se agilizan las aprobaciones y se garantiza que la visión creativa llegue intacta a la ejecución.
Los renders 3D cubrieron todos los espacios del evento: el corredor de entrada de la sala de innovación, con una instalación inmersiva de bolas de colores suspendidas en hilos que creaba un túnel de experiencia sensorial antes de que los participantes llegaran al interior de la sala; la propia sala de innovación, con mobiliario modular y un sistema de iluminación en anillos que permitía el cambio de color en tiempo real; la sala principal, con escenario de madera con lamas, tarima semicircular y pantallas de gran formato; y las estaciones de tasting, cada una con una identidad visual y de mobiliario completamente propia. La comparación entre los renders 3D y la realidad implementada, visible en los materiales de este proyecto, es en sí misma una demostración de la precisión con la que el concepto fue ejecutado.
Tres salas, tres identidades, un hilo conductor
La decisión más distintiva de toda la producción fue la creación de un concepto diferente para cada sala de la conferencia, con mobiliario diseñado y producido desde cero en función de los contenidos que cada espacio iba a albergar. No había ni una sola pieza genérica de alquiler en ninguna de las salas. Cada pieza fue concebida, producida e instalada específicamente para este evento.
En la sala de la innovación, la experiencia comenzaba antes de entrar. El corredor de acceso fue transformado en una instalación inmersiva con cientos de bolas de colores suspendidas en hilos del suelo al techo, creando un túnel de descubrimiento que preparaba a los participantes para el ambiente disruptivo del interior. Dentro de la sala, el mobiliario modular fue diseñado con un sistema de cambio de colores, acompañando la energía y la dinámica de un espacio dedicado a tendencias, tecnología y nuevas ideas. La iluminación en anillos suspendida del techo reforzaba la sensación de movimiento y transformación. El color no era decoración, era lenguaje, reforzando visualmente el mensaje de que la innovación es por naturaleza cambiante y adaptable.
En la sala de la ecología, todo el mobiliario fue producido íntegramente en corcho, un material con una profunda identidad portuguesa y un símbolo incontestable de sostenibilidad. Ningún otro material habría podido comunicar con la misma claridad los valores que ese espacio quería transmitir.
En la sala principal, el escenario fue construido en madera con lamas, con una tarima semicircular que colocaba a los ponentes en el centro de la atención y pantallas de gran formato que garantizaban visibilidad desde cualquier punto de la sala. El conjunto creaba un ambiente de calidez, solidez y presencia que enmarcaba los momentos más importantes del programa, las presentaciones principales, los momentos de liderazgo, los contenidos estratégicos que marcan el tono de toda la conferencia.
Los tres espacios tenían identidades distintas pero compartían un hilo conductor deliberado: el uso de materiales naturales, la reducción al máximo del impacto ambiental y la coherencia entre el mensaje de cada sala y los materiales que la componían. Para una empresa del sector retail que se dirigía a equipos de marketing de más de quince países, esta consistencia entre forma y contenido era en sí misma una declaración de valores.
El tasting de bebidas en el hotel: ocho bartenders, una experiencia editorial
El tasting de nuevas bebidas tuvo lugar en el Crowne Plaza, con una operación montada específicamente para este evento. Un equipo de más de ocho bartenders especializados fue distribuido por diferentes estaciones, cada una con su propia identidad visual y de mobiliario completamente distinta, diseñada desde cero en torno al producto que presentaba. Una de las estaciones tenía paraguas de colores suspendidos en el techo, otra jugaba con azulejos y referencias mediterráneas, otra creaba un ambiente totalmente inmersivo en torno al producto destacado, con mobiliario en tonos vibrantes y elementos gráficos de gran formato.
Cada bartender tenía la misión de presentar y contextualizar los productos que los participantes estaban descubriendo, transformando lo que podría haber sido un simple servicio de bar en un momento de experiencia editorial, donde cada bebida tenía una historia, cada estación tenía su propia estética y el nivel de ejecución estaba a la altura del contexto profesional de todos los presentes.
Coordinar un equipo de esta envergadura, con productos distintos en estaciones simultáneas, requirió un proceso de briefing y ensayo en los días previos al evento, garantizando que todos los bartenders conocían los productos, entendían el concepto y operaban con el mismo nivel de servicio independientemente de su estación.
Producción gráfica desde cero y coherencia visual total
La producción gráfica siguió la misma lógica de construcción desde el origen, desde la señalética de bienvenida a la entrada del hotel, hasta los materiales de cada sala, la identidad visual de los momentos del programa y los elementos gráficos distribuidos a lo largo de todo el evento. Todo fue diseñado y producido específicamente para esta conferencia, en coordinación con el lenguaje visual de cada espacio, garantizando que la coherencia creativa se mantuviera desde el primer hasta el último momento del programa.
Alojamiento, transfers y logística internacional
Reunir a participantes de más de 15 países en un único evento implica una operación logística que comienza mucho antes del primer día. Venuesin coordinó el alojamiento de todos los participantes internacionales, gestionando una rooming list que cruzó llegadas de múltiples países, husos horarios y requisitos distintos.
Los transfers fueron coordinados en todos los momentos del programa, incluyendo el trayecto entre el hotel y la Estufa Fria para la cena inaugural, garantizando que ningún grupo esperara ni llegara en bloque en un momento que rompiera el ritmo de la recepción. En una conferencia internacional, la experiencia comienza en el momento en que el participante sale del aeropuerto, no en el momento en que entra en la sala.
Lo que este proyecto representa
Este evento es uno de los ejemplos más completos de lo que Venuesin hace cuando opera en su nivel más alto de producción. Desde el proceso creativo hasta la visualización 3D desarrollada sobre el venue real, desde el mobiliario temático hecho a medida para cada sala hasta la producción gráfica desarrollada desde cero, desde el cocktail challenge en la Estufa Fria hasta el tasting de bebidas en el hotel, desde los transfers hasta el alojamiento de participantes de quince países, cada pieza fue concebida, coordinada y ejecutada con una visión coherente de principio a fin.
Con un hilo de sostenibilidad que atravesó todas las decisiones de producción, este fue también un evento que demostró que la ambición creativa y la responsabilidad medioambiental no son objetivos contradictorios, cuando están bien integrados, son la misma cosa.
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