Quando um retiro corporativo se transforma num festival: o caso do Retiro Anual no OHAI Nazaré

Há retiros corporativos que cumprem o seu objetivo. E há retiros que as pessoas recordam anos depois, que entram na cultura da empresa, que definem o que significa pertencer àquela equipa. Este artigo é sobre o segundo tipo, e sobre o que é necessário para o construir.

Em 2021, a Venuesin organizou o Retiro Anual de uma empresa de Tecnologias de Informação no OHAI Nazaré The Outdoor Resort, num momento que tinha um significado emocional muito particular: era o primeiro grande retiro presencial após meses de pandemia, isolamento e trabalho remoto. A empresa quis fazer desse regresso algo verdadeiramente extraordinário. O resultado foi um evento com formato de festival, com três dias e duas noites de programa contínuo, atividades simultâneas ao longo de cada dia e uma produção que transformou o resort inteiro num mundo próprio.

Porque o OHAI Nazaré era o venue certo

A escolha do venue foi determinante para tudo o que se seguiu. O OHAI Nazaré é um resort ao ar livre com espaços amplos, muito verde e uma relação próxima com a natureza, o que o tornava no antídoto perfeito para meses de confinamento e ecrãs. A sua configuração em aldeia, com diferentes zonas e espaços que podem ser ativados em simultâneo, é precisamente o que um evento em modo festival exige: a possibilidade de ter atividades diferentes a acontecer ao mesmo tempo em pontos diferentes do espaço, sem que nenhuma interfira com as outras.

Toda a iluminação do venue foi tratada de raiz pela equipa de produção, transformando o resort num espaço completamente diferente ao cair da noite, com zonas de luz quente para os momentos de convívio e de jantar, luz de cor para as áreas de festa e iluminação cénica para os espaços de performance.

O jantar da leadership team: um momento antes do momento

Antes de o programa arrancar para toda a empresa, a equipa de liderança viveu um momento exclusivo que a Venuesin concebeu como uma experiência completamente à parte. Um restaurante com estrela Michelin foi convidado a servir um jantar privado para a leadership team no resort, criando um ambiente de fine dining ao ar livre que contrastava deliberadamente com o espírito de festival do que se seguiria. Foi um momento de reconhecimento, de celebração da liderança e de preparação emocional para os três dias que se avizinhavam, num registo intimista e de alto nível que ficou na memória de todos os presentes.

O programa: um festival com alma corporativa

O design do programa foi construído com uma lógica de festival, com múltiplas atividades em simultâneo ao longo de cada dia, de modo a que cada participante pudesse construir a sua própria experiência dentro do evento. Não havia um único caminho obrigatório, havia um universo de possibilidades dentro do mesmo espaço.

Durante o dia, o resort ganhou vida com um leque de atividades que cobria registos completamente diferentes. O colour fight reuniu dezenas de participantes numa batalha de pó colorido que é, por definição, o tipo de atividade que derruba hierarquias e gera fotografias que ficam para sempre. As aulas de yoga ao amanhecer criaram um contraponto de calma e intenção para os que queriam começar o dia de forma diferente. Os torneios de volley criaram competição saudável e espírito de equipa entre grupos mistos. Os ateliers de pintura deram espaço à expressão criativa de quem raramente tem oportunidade de a explorar no contexto profissional.

Uma das atividades mais originais foi o graffiti num edifício do resort que estava programado para renovação, o que criou uma oportunidade única: as paredes foram entregues aos participantes como uma tela em branco, com artistas urbanos a facilitar o processo, e o resultado foi uma obra coletiva que durou até às paredes serem demolidas. O churrasco foi outro momento âncora do programa, com churrascos a funcionar em modo contínuo durante as tardes, criando um ponto de encontro informal e relaxado onde as conversas aconteciam naturalmente.

O carro alegórico que circulou pelo parque do resort durante as tardes e as noites foi um dos elementos mais inesperados e memoráveis do evento. Ao estilo dos grandes festivais de rua, o carro tinha música ao vivo, animação a bordo e criava um momento de surpresa e alegria sempre que atravessava uma zona do espaço, arrastando participantes para a dança e para a festa onde quer que passasse.

O bar aberto 24 horas foi uma decisão deliberada de não pôr limites ao convívio. Num retiro que pretendia celebrar o reencontro de uma equipa, a possibilidade de continuar a conversa e a festa a qualquer hora do dia ou da noite foi um dos elementos que mais contribuiu para a sensação de liberdade e de celebração que o evento quis criar.

O sunset e a silent disco

Ao final do primeiro dia, quando a luz dourada da Nazaré começou a ceder, o programa chegou a um dos seus momentos mais especiais: a silent disco ao pôr do sol. Com os auscultadores distribuídos, cada participante escolhia o seu canal de música e dançava ao seu ritmo, num ambiente visualmente surreal onde centenas de pessoas dançavam em silêncio com o horizonte do oceano como pano de fundo. É o tipo de momento que só funciona com o venue certo, a hora certa e uma produção que percebe que alguns dos melhores instantes de um evento não precisam de ser altos.

O jantar de gala e a festa de circo

A noite de gala foi construída em dois atos. O jantar decorreu numa tenda iluminada com uma produção de luz e decoração que transformou o espaço num ambiente de rara elegância ao ar livre, com um serviço de mesa completo e um momento de awards que reconheceu as equipas e os indivíduos do ano. Foi um momento de pausa e de celebração formal dentro de um evento que tinha sido predominantemente informal, e esse contraste foi intencional.

A festa que se seguiu tinha tema de circo, com performers, adereços, figurinos e uma produção cénica que transformou completamente o espaço. A decoração, a iluminação, os elementos de entretenimento ao vivo e a direção artística da festa criaram uma experiência imersiva que os participantes dificilmente conseguiriam distinguir de um evento cultural profissional.

O catering em modo festival

Servir refeições a centenas de pessoas ao longo de três dias e duas noites num formato de festival exige uma abordagem completamente diferente de um jantar de gala convencional. A solução foi uma combinação de estações de buffet temáticas e food trucks distribuídos pelo espaço, cada um com uma oferta diferente, que permitia aos participantes comer o que queriam, quando queriam e onde queriam, sem filas nem horários impostos. A diversidade da oferta garantia que não havia duas refeições iguais ao longo do evento, e a presença dos food trucks em diferentes pontos do resort incentivava a circulação e o descobrimento de novos cantos do espaço.

As restrições alimentares foram mapeadas antecipadamente e cada estação tinha opções claramente identificadas, com formação dada às equipas de serviço para garantir que nenhum participante ficava sem resposta adequada às suas necessidades. O bar 24 horas completava o sistema, assegurando que em nenhum momento do dia ou da noite havia um participante sem acesso a comida ou bebida.

O que este evento ensina sobre retiros corporativos

O Retiro Anual no OHAI Nazaré foi um caso de estudo em como um evento corporativo pode ter ambição criativa sem perder de vista os objetivos da empresa. No essencial, a empresa queria celebrar o reencontro da sua equipa, reforçar os laços depois de meses de distância e criar memórias partilhadas que durassem além do evento. Todos esses objetivos foram cumpridos, mas a forma como foram cumpridos foi completamente fora do convencional.

A chave foi a combinação de um venue com as condições certas para um programa em modo festival, uma equipa de produção com capacidade de conceber e executar uma experiência imersiva de três dias, e uma empresa com coragem para sair dos formatos habituais e confiar num processo criativo que sabia onde queria chegar mas estava disposta a percorrer um caminho diferente para lá chegar.

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