Quando cada sala conta uma história diferente: a Conferência Anual de Marketing no Crowne Plaza Costa da Caparica

Há eventos que se organizam. E há eventos que se constroem, peça a peça, desde a primeira ideia até ao último detalhe, com um processo criativo que começa semanas antes de qualquer convidado chegar. Em 2024, a Venuesin foi responsável pela produção da Conferência Anual de Marketing de uma empresa do setor do retalho, um evento que reuniu participantes de mais de 15 países, com sede no Crowne Plaza Costa da Caparica e um momento inaugural inesquecível na Estufa Fria de Lisboa.

Este não foi um projeto de execução. Foi um projeto de criação, com uma visão criativa que se traduziu em cada sala, cada peça de mobiliário e cada detalhe de produção.

A Estufa Fria como palco do jantar inaugural e do cocktail challenge

A conferência começou antes de começar, com um jantar inaugural na Estufa Fria de Lisboa, um dos espaços mais singulares da capital portuguesa, com abóbadas de bambu, coleção de plantas exóticas e uma luz filtrada que transforma qualquer ambiente em cenário de eleição. Para participantes chegados de mais de quinze países, este foi o primeiro sinal de que Portugal não era apenas um destino de passagem.

Mas a Estufa Fria não foi apenas o palco do jantar. Foi também o cenário de um cocktail challenge que colocou os participantes a trabalhar em equipa de uma forma completamente diferente do habitual. Divididos em grupos, os convidados internacionais competiram na criação dos seus próprios cocktails, orientados por bartenders especializados, numa dinâmica que combinou criatividade, competição saudável e descoberta de produtos, tudo dentro de um dos espaços mais icónicos de Lisboa. Foi um momento de team building que tirou partido do ambiente único da Estufa Fria e criou memórias partilhadas antes de a conferência propriamente dita ter começado.

O Crowne Plaza Costa da Caparica: o venue principal

Com o jantar inaugural na Estufa Fria a definir o tom da experiência, o programa principal da conferência decorreu no Crowne Plaza Costa da Caparica, um hotel com condições para acolher um evento internacional desta dimensão, com múltiplas salas, alojamento integrado e um ambiente que combinou profissionalismo com a proximidade ao oceano.

Mas o que distinguiu este projeto de qualquer conferência convencional foi a forma como cada espaço do hotel foi transformado. A Venuesin não decorou salas. Criou universos.

O processo criativo e a visualização 3D: do conceito ao venue

Antes de qualquer fornecedor ser contactado, o projeto passou por uma fase de conceção criativa completa. A equipa da Venuesin desenvolveu a proposta de experiência para cada espaço, definindo a narrativa visual, a identidade de cada sala e a coerência entre os diferentes momentos do programa.

Essa conceção foi traduzida em renderizações 3D fotorrealistas de cada espaço, desenvolvidas sobre as dimensões e características reais do venue escolhido. Esta abordagem é fundamental no processo de apresentação do conceito ao cliente: ao visualizar cada sala com rigor fotorrealista antes de qualquer decisão de produção ser tomada, eliminam-se ambiguidades, acelera-se a aprovação e garante-se que a visão criativa chega intacta à execução.

Os 3Ds cobriram todos os espaços do evento: o corredor de entrada da sala de inovação, com uma instalação imersiva de bolas coloridas suspensas em fios que criava um túnel de experiência sensorial antes de os participantes chegarem ao interior da sala; a própria sala de inovação, com mobiliário modular e sistema de iluminação em anéis que permitia a mudança de cor em tempo real; a sala principal, com cenário em madeira ripada, palco semicircular e ecrãs de grande formato; e as estações de tasting, cada uma com uma identidade visual e de mobiliário completamente própria. A comparação entre os renders 3D e a realidade implementada, disponível nos materiais deste projeto, é por si só uma demonstração da precisão com que o conceito foi executado.

Três salas, três identidades, um fio condutor

A decisão mais distintiva de toda a produção foi a criação de um conceito diferente para cada sala da conferência, com mobiliário desenhado e produzido de raiz em função dos conteúdos que cada espaço ia acolher. Não havia um único elemento genérico de aluguer em nenhuma das salas. Cada peça foi pensada, produzida e instalada especificamente para este evento.

Na sala da inovação, a experiência começava antes de entrar. O corredor de acesso foi transformado numa instalação imersiva com centenas de bolas coloridas suspensas em fios do chão ao teto, criando um túnel de descoberta que preparava os participantes para o ambiente disruptivo do interior. Dentro da sala, o mobiliário modular foi concebido com sistema de mudança de cores, acompanhando a energia e a dinâmica de um espaço dedicado a tendências, tecnologia e novidade. A iluminação em anéis no teto reforçava a sensação de movimento e transformação. A cor não era decoração, era linguagem, reforçando visualmente a mensagem de que a inovação é por natureza mutável e adaptável.

Na sala da ecologia, o mobiliário foi inteiramente produzido em cortiça, um material com uma profunda identidade portuguesa e um símbolo incontornável de sustentabilidade. Nenhum outro material comunicaria com a mesma clareza os valores que aquele espaço queria transmitir.

Na sala principal, o cenário foi construído em madeira ripada, com um palco semicircular que colocava os oradores no centro da atenção e ecrãs de grande formato que garantiam visibilidade total a partir de qualquer ponto da sala. O conjunto criava um ambiente de calor, solidez e presença que enquadrava os momentos mais importantes do programa, as grandes apresentações, os momentos de liderança, os conteúdos estratégicos que dão o tom a toda a conferência.

Os três espaços tinham identidades distintas mas partilhavam um fio condutor deliberado: a escolha de materiais naturais, a redução ao máximo do impacto ambiental e a coerência entre a mensagem de cada sala e os materiais que a compunham. Para uma empresa do setor do retalho a falar com equipas de marketing de mais de quinze países, esta consistência entre forma e conteúdo era ela própria uma declaração de valores.

O tasting de bebidas no hotel: oito bartenders, uma experiência editorial

O tasting de novas bebidas decorreu no Crowne Plaza, com uma operação montada especificamente para este evento. Uma equipa de mais de oito bartenders especializados foi distribuída por diferentes estações, cada uma com uma identidade visual e de mobiliário completamente própria, desenhada de raiz para o produto que apresentava. Uma das estações tinha guarda-chuvas coloridos suspensos no teto, outra jogava com azulejos e referências mediterrânicas, outra ainda criava um ambiente completamente imersivo em torno do produto em destaque, com mobiliário em tons vibrantes e elementos gráficos de grande formato.

Cada bartender tinha a missão de apresentar e contextualizar os produtos que os participantes estavam a descobrir, transformando o que poderia ser um simples serviço de bar num momento de experiência editorial, onde cada bebida tinha uma história, cada estação tinha uma estética própria e o nível de execução estava à altura do contexto profissional de quem estava na sala.

A coordenação de uma equipa desta dimensão, com produtos distintos em estações simultâneas, implicou um trabalho de briefing e ensaio nos dias anteriores ao evento, garantindo que todos os bartenders dominavam os produtos, conheciam o conceito da noite e operavam com o mesmo nível de serviço independentemente da estação.

Produção gráfica de raiz e coerência visual total

A produção gráfica seguiu a mesma lógica de construção de origem, desde a sinalética de boas-vindas à chegada ao hotel, aos materiais de cada sala, à identidade visual dos momentos de programa e aos elementos gráficos distribuídos ao longo de todo o evento. Tudo foi desenhado e produzido especificamente para esta conferência, em articulação com a linguagem visual de cada espaço, garantindo que a coerência criativa se mantinha do primeiro ao último momento do programa.

Alojamento, transfers e logística internacional

Reunir participantes de mais de 15 países num único evento implica uma operação logística que começa muito antes do primeiro dia. A Venuesin coordenou o alojamento de todos os participantes internacionais, com uma gestão de rooming list que cruzou chegadas de múltiplos países, fusos horários e requisitos distintos.

Os transfers foram coordenados em todos os momentos do programa, incluindo o percurso entre o hotel e a Estufa Fria para o jantar inaugural, garantindo que nenhum grupo esperava nem chegava em bloco num momento que quebrasse o ritmo da receção. Numa conferência internacional, a experiência começa no momento em que o participante sai do aeroporto, não no momento em que entra na sala.

O que este projeto representa

Este evento é um dos exemplos mais completos do que a Venuesin faz quando opera no seu nível mais elevado de produção. Do processo criativo à visualização 3D implementada sobre o venue real, do mobiliário temático feito à medida de cada sala à produção gráfica desenvolvida de origem, do cocktail challenge na Estufa Fria ao tasting de bebidas no hotel, dos transfers ao alojamento de participantes de quinze países, cada peça foi concebida, coordenada e executada com uma visão coerente do início ao fim.

Com um fio condutor de sustentabilidade que atravessou todas as decisões de produção, este foi também um evento que demonstrou que ambição criativa e responsabilidade ambiental não são objetivos contraditórios, quando bem integrados, são a mesma coisa.

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