Quanto custa organizar um evento corporativo? A Venuesin tem a resposta em segundos

Uma das perguntas que mais frequentemente chega à Venuesin não vem de quem já decidiu fazer um evento. Vem de quem ainda está a pensar nisso, de quem recebeu um desafio interno, de quem precisa de colocar um número num orçamento antes de avançar com qualquer decisão. A pergunta é simples: quanto é que isto vai custar?

Durante anos, a resposta a essa pergunta exigia tempo, trocas de emails e espera. Em novembro de 2025, a Venuesin mudou isso com o lançamento da primeira calculadora inteligente de custos de eventos corporativos em Portugal, uma ferramenta desenvolvida internamente com tecnologia de inteligência artificial e que dá uma estimativa personalizada em segundos.

O problema que a calculadora resolve

Quem organiza eventos corporativos com regularidade conhece bem o momento em questão. A chefia pede um evento para o próximo trimestre e a primeira coisa que tem de responder é quanto vai custar. Mas sem proposta em mãos, sem ter falado com fornecedores, sem saber ainda o venue, essa resposta é muito difícil de dar com confiança.

É precisamente para esse momento que a calculadora foi criada. Não substitui uma proposta detalhada, não fecha preços e não vincula ninguém, mas permite ter uma primeira perspetiva realista do investimento necessário para um evento com determinadas características, antes de qualquer processo formal começar. Como explica Rodrigo Nené, cofundador e general manager da Venuesin, o objetivo é que planear um evento corporativo seja um processo simples, transparente e eficiente, e que as empresas possam obter uma estimativa fiável e imediata, poupando tempo e facilitando a tomada de decisão.

Como funciona

O utilizador acede à calculadora em venuesin.pt/calculadora e responde a um conjunto de parâmetros: o tipo de evento que pretende realizar, o número de participantes, a localização, se há necessidade de alojamento, que tipo de catering está a considerar e que serviços adicionais quer incluir. Com base nessas variáveis, a calculadora gera uma estimativa de custos personalizada.

Por trás desta ferramenta está um modelo de inteligência artificial desenvolvido internamente, treinado com dados reais de centenas de propostas comerciais realizadas pela equipa da Venuesin ao longo dos anos de atividade. O modelo analisa padrões e variáveis dos eventos já realizados para calcular uma estimativa que reflete os preços reais do mercado português, não valores teóricos ou médias genéricas.

A adesão à ferramenta foi imediata e revelou um padrão interessante: muitas empresas utilizaram a calculadora precisamente durante o período de preparação de orçamentos para o ano seguinte, o que demonstra bem o tipo de necessidade que a ferramenta veio resolver. Ter uma estimativa credível antes de qualquer processo de aprovação interna é uma vantagem real para quem tem de justificar investimentos em eventos junto de direções financeiras ou de gestão.

Uma ferramenta feita por quem conhece o mercado por dentro

O que distingue esta calculadora de qualquer ferramenta genérica de estimativa de custos é precisamente a origem dos dados que a alimentam. A Venuesin acumula desde 2019 um volume considerável de propostas comerciais para eventos dos mais variados tipos e dimensões, realizados em todo o território nacional. São esses dados reais, da localização ao catering, do número de participantes ao tipo de venue, que informam o modelo de IA e tornam as estimativas credíveis para o mercado português.

É uma diferença que importa. Uma calculadora genérica pode dar um intervalo de valores que não corresponde à realidade dos preços praticados em Portugal. A calculadora da Venuesin parte de centenas de eventos reais para chegar a uma estimativa que os profissionais de marketing e de recursos humanos possam usar com confiança numa reunião de aprovação de orçamento.

A IA no setor de eventos: muito mais do que uma calculadora

O lançamento desta ferramenta é também um sinal da direção que a Venuesin está a tomar em relação à tecnologia. A calculadora é a aplicação mais visível, mas a visão é mais ampla: a inteligência artificial como aliada das equipas de vendas e de gestão de eventos, libertando-as das tarefas repetitivas e de baixo valor acrescentado para se concentrarem no que realmente faz a diferença.

Entre as tarefas com maior potencial de automação, Rodrigo Nené identifica o tratamento do volume de emails gerado por cada evento, a execução automática de follow-ups a parceiros, a gestão eficiente da comunicação entre equipas operacionais e a gestão de faturação. São tarefas que consomem tempo e atenção mas que não exigem o julgamento humano que as fases estratégicas e criativas de um evento requerem.

Esta perspetiva posiciona a Venuesin de forma particular no mercado: não como uma empresa que usa IA para parecer moderna, mas como uma empresa que integra tecnologia com um propósito concreto, tornar o processo de organização de eventos mais rápido, mais transparente e menos dependente de ciclos longos de pedido e resposta.

Experimente antes de avançar

Se está a planear um evento para a sua empresa e precisa de ter uma ideia do investimento antes de avançar com um pedido formal, a calculadora está disponível em venuesin.pt/calculadora. É gratuita, não exige registo e dá uma estimativa em segundos. Quando estiver pronto para avançar para uma proposta detalhada, a equipa da Venuesin responde em menos de 24 horas úteis.